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Procédure

Déménagement et transfert d'activités et de biens professionnels

Détail d'une procédure sans faille

Préparation de la prestation
Le transfert d'entreprise répond à des conditions de préparation et d'organisation très particulières :

- L'Evaluation préliminaire (l'inventaire) des biens à déménager (mobiliers, documents, postes informatiques à transférer, machines à démonter et à préparer).

Cette phase permet à votre déménageur d'enregistrer vos impératifs, pour les intégrer dans son planning de réalisation (sécurisation du transfert, délais, chronologie des opérations, répartition des ressources, ou points critiques).

- La remise d'une étude de réalisation détaillée au client ainsi que du devis. Elle comprend le mode opératoire envisagé, l'estimation volumétrique détaillée par service, et le planning détaillé de l'intervention. Le devis chiffré accompagne cette étude. Les agents Easydem.com réalisent également à la demande de nombreuses prestations optionnelles, complémentaires à la prestation principale ( réalisation de plans d'implantation et de répartitions des bureaux, postes de travail et machines dans vos nouveaux locaux., le nettoyage des anciens bâtiments...). N'hésitez pas à vous informer sur les possibilités, conditions et tarifs.

La préparation au transfert
La proposition de votre déménageur Easydem.com est validée, vous avez signé le devis qui s'y rattache. c'est désormais en partenaires que nous allons ensemble préparer le transfert lui-même sur la base de cahiers des charges.

- Une "cellule transfert" est mise en place (réunissant chef d'équipe du déménagement et responsable désigné par le client), afin de mener à bien la prestation. Au sein de cette cellule, Easydem.com fait intervenir des spécialistes des process de transfert en fonction des spécificités de votre entreprise. Des professionnels qui sauront être l'interface entre les déménageurs et vos propres équipes de maintenance, vos responsables techniques, "sécurité" ou "logistique"...

Hydraulique, électromécanique, mécanique, électricité, informatique, Easydem.com travaille en partenariat avec des professionnels qui maîtrisent les problématiques et apportent des solutions adaptées de manière rapide et sûre (démontage, préparation et conditionnement des machines, du parc informatique...)

- les différents intervenants de la "cellule transfert", apportent les derniers aménagements au planning de transfert, définissent le plan d'implantation et d'étiquetage, mettent en place les procédures relatives à la déconnexion / reconnexion et aux tests des matériels informatiques et des serveurs.

- Le transfert des mobiliers, petits matériels et archives est préparé. Mobiliers et archives font l'objet d'un traitement spécifique dans le cadre de la procédure de préparation au transfert. Les petits matériels et mobiliers à transférer sont étiquetés par nos soins. Les fournitures nécessaires à l'emballage des documents et petits matériels de bureau sont distribuées (cartons, adhésifs, étiquettes, ). Les protections sont mises en place, les encombrants sont évacués (destruction, archivage, débarras, ).

Une fois le chargement terminé, les membres de la cellule transfert effectuent un état des lieux de départ (une procédure identique sera appliquée à l'issue du transfert).

Le transfert en pratique...

L'informatique :
Déconnection des postes et des périphériques qui sont préparés (cartouches enlevées, mécanismes bloqués). Le matériel est conditionné à l’aide de caisses informatiques (cartons triple cannelure équipés de bull pack), les serveurs sont emballés sous bulle-pack et mis en flight-case. Le transport s'effectue en véhicules capitonnés.

Le mobilier
Les meubles sont démontés et emballés. Le transport s'effectue en véhicules capitonnés.

Les archives et documents sensibles
Les documents sensibles sont conditionnés dans des caisses scellées. Les archives sont rangées dans une configuration identique à celle que vous utilisez, dans des
armoires étagères à roulettes. Ces contenants sont ensuite entourés d'un film protecteur afin d'éviter toute perte de document et éviter tout vol éventuel.
Les machine sont démontées et chargées conformément au plan de déménagement établi.

Réinstallation sur les lieux de la nouvelle implantation

- Les nouveaux locaux sont protégés contre tous dégâts liés à l'exécution de la prestation elle-même : les sols des paliers, halls et zones de passage sont couverts de plaques protectrices. Les angles sortants des murs, sont protégés sur toute leur hauteur par des cornières de carton dur. Les parois et sols des cabines d’ascenseur et/ou de monte-charge sont entièrement recouverts de protections (contreplaqué ou carton dur).

- Le mobilier est remonté et installé selon les dispositions prévues par le plan
d'implantation.

- Les machines sont réinstallées conformément au schéma d'implantation décidé en amont.

- Les matériels informatiques sont reconnectés, paramétrés et testés.

- La protection des locaux est déposée.

Fin de la prestation

Un contrôle qualité est effectué pour valider étage par étage, bureau par bureau atelier par atelier la conformité du transfert avec le cahier des charges.

Le lendemain du déménagement, la "cellule transfert" se charge des dernières vérifications.