Déménagement et transfert d'entreprises
Détail d'une procédure sans faille
La mise au point de la prestation
Le transfert d'entreprise répond à des conditions de préparation et d'organisation très particulières dont la base est l'évaluation préliminaire (l'inventaire) des biens à déménager (mobiliers, documents, postes informatiques à transférer, machines à démonter et à préparer). Faire une mise au point avec vous, est capital. C'est à ce moment que nous prenons note de vos impératifs (sécurisation du transfert, délais, chronologie des opérations, répartition des ressources, ou points critiques).
A l'issue de cette première prise de contact, une étude vous est alors remise. Elle comprend le mode opératoire envisagé, l'estimation volumétrique détaillée par service, le budget et le planning détaillé.
A ce stade, et selon vos besoins, Easydem.com met à votre disposition un certain nombre de prestations optionnelles, comme la réalisation de plan d'implantation et de répartitions des bureaux, postes de travail et machines dans vos nouveaux locaux., le nettoyages des anciens bâtiments
La préparation au transfert
Vous venez de valider notre proposition, le devis signé fait office de contrat et c'est désormais en partenaires que nous allons ensemble préparer le transfert lui-même sur la base de cahiers des charges. Cette étape consiste à mettre en place une véritable "cellule transfert" afin de mener à bien la prestation. Cette cellule regroupe des personnes que vous aurez désignées et des professionnels que nous aurons mandatés.
Au sein de cette cellule, Easydem.com fait intervenir des spécialistes des process de transfert en fonction des spécificités de votre entreprise qui sauront être l'interface entre les déménageurs et vos propres équipes de maintenance, vos responsables techniques, "sécurité" ou "logistique"..
Qu'il s'agisse d'hydraulique, d'électromécanique ou d'informatique, Notre réseau nous permet de mettre au service de votre entreprise des professionnels qui maîtrisent les problématiques et apportent des solutions adaptées de manière rapide et sûre.
Cette cellule a pour objet d'affiner le planning de transfert, de définir le plan
d'implantation et d'étiquetage, de mettre en place les procédures relatives à la déconnexion / reconnexion et aux tests des matériels informatiques et des serveurs, la gestion du fonds
d'archives...
Préparation au transfert des mobiliers, petits matériels et archives
Mobiliers et archives font l'objet d'un traitement spécifique dans le cadre de la procédure de préparation au transfert.
Les petits matériels et mobiliers à transférer sont étiquetés par nos soins.
Les fournitures nécessaires à l'emballage des documents et petits matériels de bureau
sont distribuées (cartons, adhésifs, étiquettes, ).
Les protections sont mises en place, les encombrants sont évacués (destruction,
archivage, débarras, )
Les membres de la cellule transfert effectuent un état des lieux de départ (une procédure identique sera appliquée à l'issue du transfert.
Préparation au transfert des matériels informatiques
Le brassage des prises réseaux est validé.
Matériel par matériel, l'ensemble des données utiles sont relevées (étage, service,
bureaux de départ et d’arrivée, nom et prénom de l’utilisateur, marque et modèle de
l’unité centrale, de l’écran et des périphériques associés)
Le transfert lui-même
L'informatique :
Les postes de travail sont déconnectés, de leurs périphériques et de la connectique
associée. Les périphériques sont préparés (cartouches enlevées, mécanismes bloqués).
Le matériel est conditionné à l’aide de caisses informatiques (cartons triple cannelure équipés de bull pack), les serveurs sont emballés sous bull-pack et mis en flight-case.
Le transport s'effectue en véhicules capitonnés
Le mobilier
Les meubles sont démontés et emballés. Le transport s'effectue en véhicules capitonnés
Les archives et documents sensibles
Les documents sensibles sont conditionnés dans des caisses scellées.
Les archives sont rangées dans une configuration identique à celle que vous utilisée, dans des
armoires étagères à roulettes. Ces contenants sont ensuite entourés d'un film protecteur afin d'éviter toute perte de document et éviter tout vol éventuel.
Réinstallation sur les lieux de la nouvelle implantation
Au moment de la réinstallation, les nouveaux locaux sont protégés contre tout dégâts liés à l'exécution de la prestation elle-même : les sols des paliers, halls et zones de passage sont couverts de plaques protectrices. Les angles sortants des murs, sont protégés sur toute leur hauteur par des cornières de carton dur. Les parois et sols des cabines d’ascenseur
et/ou de monte-charge sont entièrement recouverts de protections (contreplaqué ou carton dur).
Les équipements de manutention sont entièrement équipés afin de ne pas laisser de trace au sol et dotés de protections afin de ne pas abîmer par frottement les objets transportés.
Le mobilier est remonté et installé selon les dispositions prévues par le plan
d'implantation.
Les matériels informatiques sont reconnectés, paramétrés et testés.
La protection des locaux est déposée.
A l'issue de la réinstallation
Un contrôle qualité est effectué pour valider étage par étage, bureau par bureau et
poste par poste la conformité du transfert avec le cahier des charges.
Le lendemain du déménagement, la "cellule transfert" se charge des dernières vérifications
|
|
